Архивное дело и делопроизводство в Республике Беларусь

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

25 ноября 2011 г. № 323-З

Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь

Принят Палатой представителей 20 октября 2011 года
Одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года

(в редакции Закона Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 132-З) 

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1. Сфера действия настоящего Закона

Настоящий Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, – граждане), по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд), а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь.

Действие настоящего Закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь (далее – представительства иностранных организаций), в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Статья 2. Основные термины, применяемые в настоящем Законе, и их определения

В настоящем Законе применяются следующие основные термины и их определения:

• архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов;
• архивное дело – деятельность по созданию и комплектованию архивов, организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда;
• архивный документ – документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства;
• владелец документов Национального архивного фонда (далее – владелец) – государственный орган, иная организация либо гражданин, осуществляющие в соответствии с законодательством владение и пользование документами Национального архивного фонда и реализующие право распоряжения ими в пределах, установленных их собственником;
• временное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение сроков, установленных настоящим Законом и иными законодательными актами;
• государственные архивные учреждения – государственные архивы, иные организации, входящие в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров Республики Беларусь;
• делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами;
• документ Национального архивного фонда – архивный документ, а также документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества и государства;
• документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан;
• источники комплектования государственных архивов – государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения;

Национальный архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа;

• органы архивного дела и делопроизводства – республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов;
• особо ценный документ – архивный документ, имеющий непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства;
• пользователь архивных документов – государственный орган, иная организация либо гражданин, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования содержащейся в них информации;
• постоянное хранение архивных документов – бессрочное хранение архивных документов;
• собственник документов Национального архивного фонда (далее – собственник) – Республика Беларусь, ее административно-территориальные единицы, негосударственная организация либо гражданин, реализующие права владения, пользования и распоряжения документами Национального архивного фонда;
• уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате в силу его значимости и (или) автографичности.

Статья 3. Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства

Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства состоит из Конституции Республики Беларусь, настоящего Закона и иных актов законодательства, а также международных договоров Республики Беларусь.

Отношения по владению, пользованию и распоряжению документами Национального архивного фонда регулируются гражданским законодательством в той мере, в какой они не урегулированы настоящим Законом.

Если международным договором Республики Беларусь установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Законом, то применяются правила международного договора.

Статья 4. Участие государственных органов, иных организаций и граждан в комплектовании архивов

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (далее – территориальные (городские или районные) архивы).

Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы.

Негосударственные организации и граждане также имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение их документов (помимо указанных в части первой настоящей статьи) в состав государственной части Национального архивного фонда.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Статья 5. Материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений, территориальных (городских или районных) архивов и архивов государственных органов, иных организаций

Материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений, территориальных (городских или районных) архивов осуществляется за счет средств республиканского и местных бюджетов, а также средств, полученных от приносящей доходы деятельности, и иных источников, не запрещенных законодательством.

Архивы государственных органов, иных организаций содержатся за счет средств создавших их органов и организаций, а также иных источников, не запрещенных законодательством.

ГЛАВА 2
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Статья 6. Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляются Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, местными исполнительными и распорядительными органами в пределах их компетенции.

Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включают:

• разработку и реализацию единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
• установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов;
• комплектование государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов и иных государственных организаций, обеспечение постоянного хранения документов государственной части Национального архивного фонда, их учета и использования;
• решение вопросов о вывозе архивных документов из Республики Беларусь.

Статья 7. Основные направления деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства

Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства являются:

• формирование Национального архивного фонда;
• постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда, их учет и использование;
• установление общих требований к документированию и организации работы с документами;
• осуществление контроля в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;
• подготовка и повышение квалификации кадров.

Статья 8. Контроль в сфере архивного дела и делопроизводства

Государственный и ведомственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.

ГЛАВА 3
НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД

Статья 9. Состав Национального архивного фонда

В состав Национального архивного фонда входят правовые акты, управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация, информационные ресурсы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, живописные и графические изображения, научные, литературные, нотные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов независимо от вида носителя информации.

Национальный архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственная часть Национального архивного фонда формируется из документов Национального архивного фонда государственных органов, иных организаций и граждан, включенных в списки источников комплектования государственных архивов. Негосударственные организации и граждане включаются в эти списки с их согласия на основании договора хранения.

Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Государственную часть Национального архивного фонда составляют документы:

• Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, расположенных на территории Республики Беларусь;
• государственных организаций, воинских формирований, находившихся или находящихся за пределами Республики Беларусь;
• организаций, доля государственной собственности в уставном фонде которых составляет более 50 процентов;
• республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, их союзов (ассоциаций), образовавшиеся до введения их регистрации в установленном порядке и хранящиеся в государственных архивах;
• религиозных организаций, образовавшиеся до отделения церкви от государства;
• иных организаций, существовавших на территории, составляющей современную территорию Республики Беларусь;
• организаций и граждан, поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, по основаниям, предусмотренным законодательством.

К государственной части Национального архивного фонда также относятся:

• документы, образовавшиеся на протяжении жизни политических и военных деятелей, деятелей науки, искусства, культуры и иных сфер государственной и общественной жизни, имеющие значимость для общества и государства и хранящиеся в государственных архивах, музеях, библиотеках;
• копии архивных документов на правах подлинников;
• документы независимо от вида носителя информации, в том числе кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, информационные ресурсы, созданные в организациях за счет государственных средств и подлежащие безвозмездной передаче в государственные архивы;
• иные архивные документы, хранящиеся в государственных архивах.

Негосударственная часть Национального архивного фонда формируется из документов, находящихся в собственности:

• республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, их союзов (ассоциаций), образовавшихся после введения их регистрации в установленном порядке;
• религиозных организаций, образовавшихся после отделения церкви от государства;
• иных негосударственных организаций, за исключением организаций, указанных в части пятой настоящей статьи.

К негосударственной части Национального архивного фонда также относятся документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности.

Национальный архивный фонд может пополняться путем дарения, получения в наследство, покупки документов, международного и внутригосударственного документообмена и иными способами, не противоречащими законодательству.

Статья 10. Включение документов в состав Национального архивного фонда

Документы включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивных учреждений на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (экспертные комиссии). Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей.

Документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода), включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивных учреждений на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными архивными учреждениями.

В порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, документы Национального архивного фонда на основании экспертизы их ценности могут быть отнесены к категориям особо ценных или уникальных документов.

Статья 11. Документы исторического прошлого белорусского народа, находящиеся за пределами Республики Беларусь

Государство принимает меры к возвращению документов исторического прошлого белорусского народа, оказавшихся за пределами Республики Беларусь, а также поощряет и финансирует поиск, учет и возвращение документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для белорусского народа.

ГЛАВА 4
АРХИВЫ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Статья 12. Создание архивов

Руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Представительства иностранных организаций обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы.

Статья 13. Виды архивов

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций. Организации имеют право на создание объединенных архивов.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы.

Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а областные (г. Минска) и зональные архивы – по решению соответствующих областных (Минского городского) исполнительных комитетов согласно системе государственных архивных учреждений, утвержденной Советом Министров Республики Беларусь.

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда, а в случаях, предусмотренных частью второй статьи 16 настоящего Закона, – иных видов документов Национального архивного фонда.

Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда.

Территориальные (городские или районные) архивы создаются соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием и хранение документов Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций, а в случаях, предусмотренных частью второй статьи 16 настоящего Закона, – иных видов документов Национального архивного фонда.

Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.

Архив государственного органа, иной организации осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной организации, а в случаях, предусмотренных статьей 19 настоящего Закона, – архивных документов подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций.

ГЛАВА 5
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ НА ДОКУМЕНТЫ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

Статья 14. Право собственности государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов на архивные документы

Архивные документы, хранящиеся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения без передачи их в собственность), находятся только в собственности государства, не могут быть объектами купли-продажи и других сделок по их отчуждению и предоставляются в пользование в соответствии с законодательством.

Государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, а также государственные музеи и библиотеки являются владельцами хранящихся у них архивных документов.

Статья 15. Право собственности государственных органов, иных государственных организаций на архивные документы

Архивные документы, хранящиеся в архивах государственных органов, иных государственных организаций, находятся только в собственности государства, не могут быть объектами купли-продажи и других сделок по их отчуждению и предоставляются в пользование в соответствии с законодательством. По истечении установленных сроков временного хранения архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы.

Статья 16. Право собственности негосударственных организаций и граждан на документы Национального архивного фонда

Документы Национального архивного фонда негосударственных организаций и граждан, указанных в частях седьмой и восьмой статьи 9 настоящего Закона, созданные или приобретенные ими на законных основаниях, находятся в собственности этих организаций и граждан. Собственники этих документов владеют, пользуются и распоряжаются ими в соответствии с гражданским законодательством.

Негосударственные организации и граждане могут передавать свои документы Национального архивного фонда в собственность государства в соответствии с законодательством.

При продаже документов негосударственной части Национального архивного фонда или совершении иных сделок по их отчуждению государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственник отчуждаемых документов должен известить в письменной форме республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства о намерении продать документы или совершить иную сделку по их отчуждению с указанием цены и других условий, на которых будет осуществляться отчуждение документов. Если республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства откажется от покупки документов или не сообщит о намерении их приобрести на указанных условиях в течение пятнадцати календарных дней со дня направления извещения, собственник этих документов вправе продать документы или совершить иную сделку по их отчуждению с третьим лицом.

Документы Национального архивного фонда, которые утратили собственника либо собственник которых неизвестен или в установленном законом порядке лишен права собственности на эти документы, передаются в собственность государства.

Статья 17. Защита права собственности на документы Национального архивного фонда

Право собственности на документы Национального архивного фонда охраняется законом.

Основания временного изъятия документов Национального архивного фонда и порядок их возврата устанавливаются законодательными актами.

Документы Национального архивного фонда, находящиеся в незаконном владении, передаются их собственникам или владельцам в соответствии с законодательством, в том числе международными договорами Республики Беларусь.

ГЛАВА 6
ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Статья 18. Порядок хранения документов Национального архивного фонда

Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют государственные архивы, музеи и библиотеки.

Документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться их собственниками самостоятельно или на основании договора хранения передаваться в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы с возмещением расходов на их хранение. Размер платы за хранение документов Национального архивного фонда, а также порядок пользования ими определяются договором хранения.

Документы Национального архивного фонда, указанные в части второй настоящей статьи, собственники которых без уважительных причин не продлили договор хранения и не востребовали указанные документы в течение сроков, установленных этим договором, переходят по судебному постановлению в собственность государства. В случае невозмещения собственником расходов на хранение документов Национального архивного фонда в государственном архиве либо территориальном (городском или районном) архиве последний имеет право возвратить собственнику эти документы и потребовать возмещения расходов в порядке, установленном договором хранения.

Хранение документов Национального архивного фонда при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя, представительств иностранных организаций или утрате собственника осуществляется в порядке, установленном статьей 19 настоящего Закона.

Научно-техническая документация, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, документы в электронном виде, информационные ресурсы, а также особо ценные и уникальные документы находятся на особом режиме хранения, учета и использования, устанавливаемом для этих видов документов республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники особо ценных и уникальных документов обязаны создавать за свой счет их страховые копии и фонды пользования. Порядок создания и хранения страховых копий устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы, образовавшиеся на протяжении жизни политических и военных деятелей, деятелей науки, искусства, культуры и иных сфер государственной и общественной жизни и имеющие значимость для общества и государства, хранятся в государственных архивах безвозмездно.

Статья 19. Порядок хранения документов Национального архивного фонда при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуального предпринимателя, представительств иностранных организаций или утрате собственника

При реорганизации организаций их документы Национального архивного фонда передаются правопреемникам этих организаций, если иное не установлено частью второй настоящей статьи.

При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя их документы Национального архивного фонда, в том числе по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При передаче архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных частями третьей и четвертой настоящей статьи, вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения. Такие сведения представляются по форме, установленной республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

В случае прекращения деятельности представительств иностранных организаций документы по личному составу работников этих представительств передаются в территориальный (городской или районный) архив.

В случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования государственного архива, и при отсутствии у него наследников документы гражданина передаются в государственный архив.

Статья 20. Временное хранение документов Национального архивного фонда

Документы государственной части Национального архивного фонда до передачи их в государственные архивы, а также документы по личному составу находятся на временном хранении соответственно в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения:

• документов Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных в абзаце третьем настоящей части) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Беларусь, – 15 лет;
• документов органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, транспортных войск Республики Беларусь, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Беларусь, а также Министерства иностранных дел Республики Беларусь и входящих в его систему органов, организаций – 30 лет;
• документов местных Советов депутатов, исполнительных комитетов областного территориального уровня, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 10 лет;
• документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 5 лет;
• научно-технической документации – 25 лет;
• записей актов гражданского состояния и нотариальных документов, документов по личному составу, похозяйственных книг – 75 лет.

Для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать трех лет, для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов – одного года.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и государственные архивы могут продлевать сроки временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда на основании договоров, заключенных в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

При согласии государственных архивов документы государственной части Национального архивного фонда могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленных сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций на основании договора хранения.

Статья 21. Передача документов Национального архивного фонда в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы

Документы Национального архивного фонда передаются в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы в порядке, установленном законодательством. Работы (услуги), связанные с передачей этих документов (транспортирование, изготовление коробок и т.п.), выполняются за счет средств государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают.

Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

Статья 22. Организация государственного учета документов Национального архивного фонда

Документы Национального архивного фонда независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники и (или) владельцы документов негосударственной части Национального архивного фонда обязаны представлять в соответствующие государственные архивы сведения о документах Национального архивного фонда в целях их учета, а также сообщать в месячный срок этим органам о смене собственника и (или) владельца указанных документов и об изменении места их хранения.

Статья 23. Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в целях учета и систематизации документов Национального архивного фонда ведет Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда (далее – Государственный фондовый каталог).

Государственный фондовый каталог является банком обобщенной информации о составе, содержании и местонахождении документов государственной части Национального архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках.

По решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в Государственный фондовый каталог могут включаться сведения о документах Национального архивного фонда, хранящихся в архивах государственных органов, иных государственных организаций, а также сведения о наиболее значимых для граждан, общества и государства документах негосударственной части Национального архивного фонда.

Порядок представления сведений о документах Национального архивного фонда для включения их в Государственный фондовый каталог устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Органы архивного дела и делопроизводства и государственные архивные учреждения обязаны обеспечивать возможность использования информации Государственного фондового каталога в общественно-политической, экономической и социально-культурной жизни Республики Беларусь.

Статья 24. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда

В целях обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда их собственником подписывается охранное обязательство, в соответствии с которым он обязуется создать условия для хранения документов Национального архивного фонда. Охранное обязательство подписывается в случае включения документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина (его семьи, рода), в состав Национального архивного фонда или передачи гражданином права собственности на документы Национального архивного фонда новому собственнику, за исключением случая, предусмотренного частью второй статьи 16 настоящего Закона. Порядок выдачи охранных обязательств определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Собственники и (или) владельцы документов Национального архивного фонда, а также страховых копий особо ценных и уникальных документов обязаны обеспечивать их сохранность в соответствии с законодательством.

Если собственники особо ценных и уникальных документов не выполняют требования законодательства по созданию условий для их хранения, государственные архивные учреждения имеют право обратиться в суд для решения вопроса о выкупе этих документов государством и передаче их в государственные архивы.

Статья 25. Порядок уничтожения документов Национального архивного фонда

Уничтожение документов Национального архивного фонда постоянного хранения запрещается.

Уничтожение документов Национального архивного фонда временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Статья 26. Организация и ведение делопроизводства

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывает правовые акты в сфере делопроизводства.

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

ГЛАВА 7
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

Статья 27. Основные направления деятельности архивов по использованию архивных документов

В целях удовлетворения нужд граждан, общества и государства в использовании информации, содержащейся в архивных документах, архивы осуществляют:

• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• предоставление архивных документов для изучения и использования содержащейся в них информации;
• подготовку и издание документальных сборников, справочно-информационных изданий о составе и содержании архивных документов;
• популяризацию архивных документов в средствах массовой информации;
• организацию выставок архивных документов.

Статья 28. Порядок пользования документами Национального архивного фонда

Пользователи архивных документов имеют право доступа к ним для получения и использования содержащейся в них информации. Опубликование, оглашение и иное использование архивных документов, если доступ к ним не ограничен законодательством или их собственником, осуществляются с указанием ссылки на место хранения документов.

Порядок пользования архивными документами, хранящимися в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а архивными документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, – их руководителями в соответствии с законодательством.

Доступ к документам негосударственной части Национального архивного фонда, находящимся в собственности граждан, осуществляется в порядке, установленном собственником этих документов в соответствии с законодательством.

Порядок пользования документами Национального архивного фонда, переданными негосударственными организациями и гражданами в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, устанавливается договором хранения, предусмотренным частью второй статьи 18 настоящего Закона.

Порядок пользования архивными документами, содержащими государственные секреты, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, особо ценными и уникальными документами, а также документами, физическое состояние которых является неудовлетворительным, устанавливается настоящим Законом и иными законодательными актами.

Доступ к документам Национального архивного фонда, на которые распространяется действие законодательства об авторском праве и смежных правах, и их использование осуществляются в соответствии с требованиями законодательства об авторском праве и смежных правах.

Статья 29. Ограничение доступа к архивным документам и порядок его обжалования

Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:

• повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;
• может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае вместо оригинала выдается копия архивного документа);
• нарушает права и законные интересы граждан;
• повлечет иное нарушение законодательства.

Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов. Порядок доступа к документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Решение об ограничении доступа к архивным документам, хранящимся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, принимается:

• в соответствии с абзацем вторым части первой настоящей статьи – руководителем республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства либо его заместителем;
• в соответствии с абзацами третьим–пятым части первой настоящей статьи – руководителем соответствующего государственного архива, территориального (городского или районного) архива либо его заместителем.

Решение об ограничении доступа к архивным документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается их руководителями.

Об ограничении доступа к архивным документам сообщается гражданам не позднее чем в семидневный срок со дня получения запроса.

Решение об ограничении доступа к архивным документам может быть обжаловано гражданином либо организацией в порядке, установленном законодательством.

Статья 30. Порядок вывоза из Республики Беларусь архивных документов и ввоза в Республику Беларусь архивных документов других государств

Вывоз из Республики Беларусь на постоянное хранение оригиналов архивных документов запрещается.

Порядок временного вывоза оригиналов архивных документов и вывоза их копий из Республики Беларусь, а также порядок ввоза в Республику Беларусь либо транзита через ее территорию архивных документов других государств устанавливаются законодательством, в том числе международными договорами Республики Беларусь.

ГЛАВА 8
МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

Статья 31. Международное сотрудничество в сфере архивного дела

Государство содействует расширению контактов между государственными архивными учреждениями и архивными организациями других государств по взаимному использованию архивных документов, если это не наносит ущерба суверенитету Республики Беларусь и интересам белорусского народа.

Отношения между государственными архивными учреждениями и архивными организациями других государств устанавливаются на основании договоров о сотрудничестве.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в пределах своей компетенции выполняет обязательства, принятые Республикой Беларусь по международным договорам, и принимает участие в работе международных архивных организаций.

Статья 32. Право доступа к архивным документам иностранных граждан и лиц без гражданства

При доступе к архивным документам иностранные граждане и лица без гражданства, временно проживающие либо временно пребывающие на территории Республики Беларусь на законных основаниях, пользуются правами и исполняют обязанности наравне с гражданами Республики Беларусь, если иное не предусмотрено Конституцией Республики Беларусь, иными актами законодательства, а также международными договорами Республики Беларусь.

ГЛАВА 9
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Статья 33. Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами.

Статья 34. Возмещение вреда, причиненного документам Национального архивного фонда

Вред, причиненный документам Национального архивного фонда в результате их повреждения, порчи, утраты либо уничтожения, подлежит возмещению в соответствии с законодательством.

ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 35. Признание утратившими силу некоторых законодательных актов и отдельных положений законов

Признать утратившими силу:

1. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507).

2. Закон Республики Беларусь от 22 февраля 1995 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь в связи с принятием Закона Республики Беларусь «О политических партиях» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 17, ст. 182).

3. Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 года «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11).

4. Статью 5 Закона Республики Беларусь от 22 декабря 2005 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь по вопросам нотариальной деятельности» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 6, 2/1173).

5. Статью 6 Закона Республики Беларусь от 29 июня 2006 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 107, 2/1235).

6. Статью 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2007 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь и признании утратившим силу Постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь «О реорганизации дела охраны историко-культурного наследия в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 118, 2/1309).

7. Статью 3 Закона Республики Беларусь от 10 мая 2007 года «О внесении дополнений и изменения в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам реорганизации железнодорожных войск» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 119, 2/1322).

8. Пункт 4 статьи 47 Закона Республики Беларусь от 17 июля 2007 года «Об органах внутренних дел Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 173, 2/1360).

9. Статью 7 Закона Республики Беларусь от 26 декабря 2007 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Республики Беларусь и отдельных положений законов Республики Беларусь по вопросам страхования» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 305, 2/1397).

10. Статью 1 Закона Республики Беларусь от 20 июня 2008 года «О внесении изменений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам деятельности прокуратуры Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 157, 2/1446).

11. Статью 4 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 5, 2/1630).

12. Статью 2 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам перемещения отдельных видов товаров через таможенную границу Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 6, 2/1645).

13. Пункт 3 статьи 26 Закона Республики Беларусь от 4 января 2010 года «О статусе военнослужащих» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 15, 2/1652).

14. Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О порядке введения в действие Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 508).

15. Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 22 марта 1995 года «О внесении изменения в Постановление Верховного Совета Республики Беларусь «О порядке введения в действие Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1995 г., № 18, ст. 206).

Статья 36. Меры по реализации положений настоящего Закона

Совету Министров Республики Беларусь в шестимесячный срок:

• обеспечить приведение актов законодательства в соответствие с настоящим Законом;
• принять иные меры, необходимые для реализации положений настоящего Закона.

Статья 37. Вступление в силу настоящего Закона

Настоящий Закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Президент Республики Беларусь А.Лукашенко

версия для печати