Методические рекомендации по недопущению возникновения проблемной задолженности

Проведенное экспертное исследование выявило следующие ошибки белорусских предприятий в системе управления дебиторской задолженностью, приводящие к возникновению просроченных долгов:

• слабая проверка новых контрагентов на предмет выявления мошенников и фирм-однодневок;
• редкое использование требования обеспечения обязательств и недостаточно проработанные контракты с правовой точки зрения;
• полное отсутствие мониторинга за изменением финансового положения контрагентов;
• недостаточно эффективная претензионная работа с просроченными долгами;
• необоснованная потеря времени перед переходом к принудительному взысканию;
• отсутствие собственных служб, которые бы целенаправленно занимались взысканием задолженности, либо слабо налаженный аутсорсинг с профессиональными взыскателями долгов в России. 

По итогам консультаций российскими специалистами, работающими на долговом рынке, выработаны следующие рекомендации для белорусских компаний, направленные на снижение роста проблемной задолженности. 

I. Проверка новых контрагентов

Приблизительно каждый пятый договор в России заключается с мошенническими структурами, которые не собираются исполнять свои обязательства по оплате поставленных товаров.  Достаточно часто договоры заключают компании, находящиеся в предбанкротном состоянии. В этой связи белорусским экспортером, прежде чем заключать договор и отгружать товар с отсрочкой платежа, следует провести проверку российских партнеров по следующему алгоритму.

1. Запросить у партнера копии следующих документов:

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• свидетельства о государственной регистрации (ОГРН);
• приказа о назначении генерального директора;
• выписки из устава о полномочиях генерального директора заключать коммерческие договора;
• выписки из Единого Государственного реестра юридических лиц, выданную не позже, чем за две недели до предоставления;
• бухгалтерского баланса за прошлый период.

Предоставление указанных документов является нормальной практикой при заключении договоров, отказ их предоставить является ненормальным и может свидетельствовать о недобросовестности будущих партнеров.

Проблемы могут возникнуть лишь с предоставлением бухгалтерского баланса, так как в российском законодательстве определены компании, которые имеют право его не сдавать (не являются плательщиками НДС, в отношении их применяется упрощенная система налогообложения). У таких компаний нужно запросить справку о размере их активов, а также дебиторской  и кредиторской задолженности на текущий момент.

2. Параллельно провести проверку компании в Интернете.

2.1. Посмотреть с кем и по каким вопросам ранее судилась компания (в России споры между субъектами хозяйствования рассматриваются в арбитражных судах). Общая база всех назначенных дел, рассматриваемых в судах, http://kad.arbitr.ru/. Также имеется общая База всех судебных решений арбитражных судов, которые были вынесены за последние пять лет (БРАС) –  http://ras.arbitr.ru/. Поскольку в России много компаний с одинаковым названием, то по возможности следует конкретизировать поиск по региону регистрации фирмы и ее ИНН.

При наличии каких-либо судебных дел с участием компании, следует обратить внимание на следующие аспекты:

• запущено ли банкротство данной компании;
• как часто на компанию подавали в суд ее партнеры в связи с неисполнением ею обязательств;
• ведутся ли в настоящее время судебные разбирательства с участием компании, по которым либо она взыскивает бóльшую сумму по отношению к ее активам либо с нее (это очень существенный момент, поскольку в случае проигрыша суда, по которому с компании взыскивают деньги, ее могут обанкротить через несколько месяцев. Либо, наоборот, если компания взыскивает большую сумму денег, то это означает, что она поставила товар, за который с ней не рассчитались и, если она в скором времени не вернет долг, то может разориться).

В случае закупочной деятельности необходимо обратить внимание на поданные на компанию иски от банков. Следует понимать, что банки очень редко дают кредит без обеспечения в виде залога какого-либо имущества, и если залог был и банк выиграет суд, то у компании заберут имущество, которое может быть использовано в производстве продукции.

2.2. После проверки сайтов судов стоит зайти на интернет сайт будущего партнера и посмотреть, не указал ли он там своих клиентов. При их наличии можно позвонить в данные фирмы и попросить, чтобы соединили с бухгалтерией. В бухгалтерии можно уточнить работают ли они с данной компанией и исполняет ли она вовремя условия договора. В половине случаев в бухгалтерии дают ответ на такой вопрос.

2.3. Проверить, что написано о компании и ее руководстве в Интернете. При помощи поисковых систем www.ya.ru и  https://www.google.ru и четырех символов + — «» ! можно узнать массу полезных сведений.

Символ +, стоящий перед словом без пробела означает, что такое слово обязательно должно быть в результате поиска. Ставится, когда в запросе задают несколько слов.

Символ -, стоящий перед словом без пробела означает, что такое слово должно отсутствовать в результате поиска.

Символ «» или английский вариант “” означает, что слова, которые записаны внутри этих символов, должны стоять рядом друг с другом.

Символ ! означает, что у слова должно быть точно такое окончание, как указано.

Как использовать эти символы. Например, известно название компании и имя его руководителя. В этом случае следует проверить, где в интернете они упоминаются вместе. Первый запрос должен выглядеть примерно так. В качестве примера берем компанию Молококомбинат «Гусь-Хрустальный», директор Седельникова Светлана Владимировна: +молококомбинат +«гусь хрустальный» +Сидельникова.

Если в результатах поиска есть другие компании с таким же названием, но находящиеся в другом регионе, например, в г.Ростове, то запрос нужно изменить таким образом +«» +«» -Ростов.

Далее следует проверить, где упоминается телефон компании и адрес ее электронной почты (тоже следует брать в кавычки). В России существует четыре варианта написания телефонов: иногда все цифры написаны слитно, иногда  между цифрами стоит пробел или знак -, кроме того, первая цифра номера может быть 8 или +7 (это будет один и тот же номер). Стоит проверить все эти варианты, не указывая первую цифру: «4951111111», «495–111–11–11», «495 111 11 11», «495 111 1111».

Можно также проверить упоминание названия компании в резюме, которые составляют о себе занимающиеся поиском работы сотрудники, на двух крупнейших интернет сайтах http://www.superjob.ru/ и http://hh.ru/. Обычно люди пишут, когда и где работали. Если недавно прошло массовое увольнение, то это плохой признак, особенно, при увольнении специалистов.

2.4. После всех проверок целесообразно просто поговорить с руководством российской компании, чтобы понять, как она собирается выполнять свои обязательства. Например, при планирующейся закупке промышленной продукции, поинтересоваться сколько товара можно производить на имеющемся оборудовании,  насколько сейчас загружено производство, много ли заказов, а также задать любые другие производственные вопросы, позволяющие «прощупать почву». Если ответы звучат неправдоподобно или неуверенно, то есть риск нарушения своих обязательств хотя бы по срокам, а то и вовсе их неисполнения.

2.5. Дополнительно на данном этапе следует  собрать максимум сведений о компании и бизнесе ее владельцев, их сохранять и постоянно дополнять. В будущем критическое изменение данной информации может позволить вовремя прекратить работу с проблемным клиентом, а также взыскать с него деньги.

Примерный набор данных сведений:

• контактные данные клиента, помимо заявленных официально на сайте и в визитках (личные телефоны, e-mail, ICQ);
• специфика бизнеса (чем занимается, наличие сезонности, квот, лицензий, необходимость принимать участие в тендерах);
• наличие параллельного бизнеса у реального собственника или руководства контрагента;
• наличие административного ресурса, связей в криминальном мире;
• основные контрагенты и партнеры, другие его кредиторы;
• информация о том, каким образом клиент ищет себе контрагентов, себя позиционирует, его репутация;
• состоит ли компания, ее собственники или руководство в каких-либо профессиональных союзах, ассоциациях, комитетах;
• есть ли у контрагента помимо собственных оборотных средств источники финансирования, из которых он мог бы привлечь средства на погашение долга (имущество, средства собственников бизнеса, важный клиент, способный прокредитовать должника).

Большая ошибкой многих предпринимателей является то, что значительная часть информации о клиенте содержится в головах сотрудников, которые непосредственно с ним работают. Между тем она должна быть продублирована в электронном виде, структурирована и постоянно обновляться. По возможности – фиксировать каждый контакт с клиентом (когда общались, кто был инициатором, какие вопросы обсуждались, к каким решениям пришли). Такой подход позволяет решать сразу несколько задач:

• держать «руку на пульсе» при работе с данным контрагентом, показывая свою клиентоориентированность;
• защищать интересы компании на случай увольнения данного сотрудника;
• дополнительно отслеживать качество работы собственного персонала с клиентом. 

II. Заключение договора

 Рекомендуется включать в договор следующие положения.

1. Обязательно указать, в каком суде будет рассматриваться спор по договору в случае его возникновения.

Рекомендуется указывать или Третейский суд при Торгово-промышленной Палате Российской Федерации (это не государственный суд, в нем дела рассматриваются быстро, но цена рассмотрения довольно высока), или Арбитражный суд города Москвы (это государственный суд, в нем дела рассматриваются медленнее, но государственная пошлина за рассмотрение дела довольно низкая).

В случае отсутствия такой оговорки предприятию придется подавать в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. С учетом огромной территории добираться в некоторые регионы России достаточно сложно. Кроме того, в суде своего региона у ответчика могут быть знакомые, которые будут затягивать рассмотрение дела или вовсе откажут во взыскании денег (такое редко, но бывает).

2. Если сумма сделки достаточно велика и в ее заключении в большей степени заинтересована российская компания, то целесообразно запросить у российского партнера обеспечение обязательств.

Два наиболее распространенных в России способа обеспечения – поручительство и залог (см. Часть первую Гражданского кодекса РФ).

Договор поручительства. По договору поручительства поручитель обязывается перед кредитором другого лица отвечать за исполнение последним его обязательства полностью или в части. Плюс поручительства в том, что поручителей может быть любое количество, главное, чтобы они были платежеспособны. В случае спора по сделке можно сразу подать в суд и на должника и на поручителей. При этом необходимо иметь ввиду, что договор поручительства является второстепенным по отношению к главному договору, и если в главный договор вносятся существенные изменения (например, увеличение цены товара, количества товара, сроков поставки), то необходимо письменное согласие поручителей на внесение изменений.

Договор залога. По договору залога партнер, либо любое другое лицо (например, владелец компании) предоставляет в залог какое-либо находящееся в собственности имущество. В случае невыполнения обязательств на данное имущество можно через суд обратить взыскание, оно будет продано с торгов, а вырученные деньги пойдут в счет долга. При заключении договора залога необходимо помнить о следующем:

• стоимость заложенного имущества должна быть соразмерна сумме сделки и не превышать ее более чем в два раза;
• если в договоре залога не указано, что продажу предмета залога необходимо согласовывать с компанией, с которой заключается договор, то собственник может свободно его продать. При этом право залога сохраняется. Взыскание можно обратить чрез суд на нового собственника. Исключением из этого правила является лишь залог товаров, которые находятся на складах, после их продажи право залога прекращается. В российской практике такой договор называется ЗАЛОГ ТОВАРОВ В ОБОРОТЕ, соглашаться на него не рекомендуется;
• предпочтительнее в качестве залога указывать недвижимое имущество –  землю, здания, квартиры, или автомобили. Необходимо также проверить, не заложено ли данное имущество уже кому-то другому. Все залоги недвижимого имущества фиксируются в Федеральной регистрационной службе того региона, где оно расположено. Залог движимого имущества регистрируется в соответствующем реестре, данные в который вносят российские нотариусы. При отсутствии регистрации залога фактически не будет;
• целесообразно указать в договоре залога, что заключение новых договоров по залогу данного имущества с другими лицами возможно лишь после письменного согласования с вами.

Требуется обязательное заключение договоров поручительства и залога в ситуации, если ведутся переговоры на поставку товара с какой-нибудь крупной платежеспособной российской компанией, однако она просит поставить товар не напрямую, а какой-то неизвестной фирме, которая ей подконтрольна (Данная практика довольно распространена в России, целью является неуплата таможенных платежей в бюджет. Маленькие фирмы (однодневки) ввозят товар, быстро перепродают его крупной компании, а затем исчезают, не уплатив таможенных платежей, а иногда и поставщикам товара. Взыскать с однодневок долги через суд невозможно, поскольку они ничем не владеют, а крупная компания не отвечает по данным долгам, так как не она заключала договор с продавцом и не ввозила товар). 

III. Мониторинг и профилактика

Анализ показывает, что если на стадии заключения договора проверка партнера еще проводится, то мониторинг состояния дел у действующих и пока не просрочивших дату платежа компаний практически не осуществляется. Опыт 2008–2009 годов свидетельствует, что такая позиция является ошибочной, поскольку сегодня стабильная компания завтра может превратиться в проблемного должника из-за ошибок руководства, недобросовестности контрагентов, претензий государства или злого умысла.

В этой связи целесообразно осуществлять мониторинг состояния партнера по предложенной таблице, которую можно дополнять исходя из специфики бизнеса контрагента.

 Признаки возможного банкротства

 Примечание: звездочки в конце признака означают степень риска:

* – признак может проистекать из обычной хозяйственной деятельности;

** (отдельно или в совокупности двух признаков с одной звездой, появившихся одновременно) –  есть серьезный повод насторожиться;

*** (отдельно или в совокупности) – дают повод для изучения вопроса о прекращении отгрузок и истребовании денег за уже поставленную продукцию.

Большую часть данной информации можно получить из Интернета. Балансы можно запрашивать в налоговой инспекции контрагента (примечание: ИП, а также компании, работающие по упрощенной системе балансы могут не вести). Если цена вопроса высока и есть серьезные негативные признаки, то стоит сделать выезд на объекты клиента (производство, склады, офис) и посмотреть, как они функционируют.

В случае обнаружения негативных признаков возможны следующие варианты действий:

• работа с партнером продолжается в обычном режиме, но параллельно мониторинг состояния его дел ведется чаще, проводятся дополнительные контрольные мероприятия;
• дебитора вызывают на откровенный разговор, чтобы выяснить у него причины проблемы, по итогам разговора определяется порядок дальнейшей работы;
• работа продолжается в прежнем режиме, но у партнера запрашивается обеспечение исполнения обязательств (поручительство, залог, банковская гарантия, страхование ответственности неисполнения обязательства);
• вводятся кредитные лимиты, по достижению которых отгрузки прекращаются вплоть до оплаты уже отгруженного;
• изменяется порядок оплаты отгружаемого товара, вводится или изменяется размер предоплаты;
• поставки прекращаются полностью вплоть до оплаты товара, готовятся документы для суда. 

IV. Претензионная работа

Как правило предприниматели, столкнувшись с недобросовестностью, угрожают нарушителям судом. Однако в кризисное время эта угроза практически не работает, поскольку:

• рассмотрение дела в Арбитражном суде может длиться до года и все это время должник использует деньги кредитора в своем бизнесе;
• ввиду большой инфляции и обесценивания рубля долг также со временем обесценивается;
• пока длится суд недобросовестный должник может вывести все активы со своего предприятия, после чего бросить его с долгами.

В связи с этим в России в последние годы расширяется работа претензионного порядка, когда должник ставится перед фактом, что если он не отдаст деньги очень быстро, то понесет финансовые потери намного больше, чем сумма задолженности. Эта методика получила название корпоративное коллекторство. Согласно ей в претензии помимо стандартной угрозы суда вставляются дополнительные угрозы информационного характера, направленные на организацию давления на бизнес-процессы недобросовестного должника. 

Методическая база для самостоятельного внесудебного взыскания долгов:

сайт Ассоциации корпоративного коллекторства http://www.corpcoll.ru/metodicheskaya-baza.html

Вестник корпоративного коллекторства:

• № 1 http://gazeta-status.ru/number.php?id=12
• № 2 http://gazeta-status.ru/number.php?id=19
• № 3 http://gazeta-status.ru/number.php?id=22
• № 4 http://gazeta-status.ru/number.php?id=28
• № 5 http://gazeta-status.ru/number.php?id=33 

V. Взыскание

Одной из причин возникновения безвозвратных долгов является необоснованная потеря времени перед переходом к принудительному взысканию. Белорусские компании по полгода, а то и по году переписываются с российскими должниками, беря гарантийные письма, требуя возврат долга, но не обращаясь в суд. Во время спадов в экономике это неприемлемо, за это время должники успевают просто разориться.

Необходимо установить предельный срок для просроченной задолженности, по достижению которого компания гарантированно обращается в суд. Наиболее оптимальным для подачи иска в свете сложившихся условий является срок от 40 до 60 дней. Следует иметь ввиду, что в случае, если клиент оплатит после обращения в суд, всегда можно отозвать иск или заключить мировое соглашение.

Также большой проблемой в организации взыскания является отсутствие собственных служб, которые целенаправленно занимались бы взысканием задолженности, либо слабо налаженный аутсорсинг с профессиональными взыскателями долгов в России.

Долги для белорусских компаний взыскивают собственные менеджеры, бухгалтеры или юристы, которые параллельно загружены другой юридической работой. В результате работу с долгами ведут по остаточному принципу, в свободное время от основной работы время, чаще всего это делают непрофессионалы. Как следствие, данные лица считают работу с долгами лишней обузой и никак не мотивированы делать ее качественно и в быстрые сроки.

В той связи целесообразно вводить в штат служб безопасности или юридических отделов сотрудников, ориентированных только на взыскание. Их работа должна строго регламентироваться  и быть направлена на достижение цели.

В сложных случаях есть смысл привлекать к взысканию долгов специалистов из России.