Управление организационной работы, делопроизводства

Обращения граждан и юридических лиц

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

• прием, регистрацию, хранение, учет и передачу структурным подразделениям входящей и рассылку исходящей корреспонденции;
• подготовка к рассмотрению входящей корреспонденции и представление ее на доклад руководству Минсельхозпрода;
• обеспечение прохождения входящей корреспонденции в установленные сроки;
• регистрация приказов и постановлений Минсельхозпрода, постановлений коллегии, организация размножения этих документов и их рассылка;
• контроль за качественной и своевременной подготовкой и оформлением в центральном аппарате Минсельхозпрода приказов, постановлений, писем, справок и других материалов, формированием их в дела;
• прием в архив, учет, хранение и использование законченных делопроизводством документальных материалов Минсельхозпрода и ликвидированных в установленном порядке  организаций, подчиненных Минсельхозпроду, подготовка к передаче их в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь», организация работы архива Минсельхозпрода;
• подготовка к выдаче архивных справок (справка о  работе, дающей право на пенсию за выслугу лет; справка о периоде работы (службы); справка о переименовании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организаций);
• методическое руководство и консультирование работников центрального аппарата Минсельхозпрода и организаций, подчиненных Минсельхозпроду при разработке ими инструкций и методических указаний по ведению и совершенствованию делопроизводства и архивного дела, а также по вопросам установленного порядка формирования дел;
• контроль за своевременным и качественным исполнением структурными подразделениями поручений руководства Минсельхозпрода;
• учет поступающих в Минсельхозпрод обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, контроль за своевременным и правильным их рассмотрением;
• рассмотрение в пределах своей компетенции обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, ведение книг личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц  руководством Минсельхозпрода и начальниками структурных подразделений;
• ведение книги замечаний и предложений граждан Минсельхозпрода, методическое руководство и консультирование по вопросам по вопросам ведения книг замечаний и предложений в организациях, подчиненных Минсельхозпроду;
• ведение Перечня бланков строгой отчетности выпускаемых Минсельхозпродом, их регистрация в Департаменте государственных знаков  Министерства  финансов  Республики  Беларусь,  контроль  за  их использованием в аппарате Минсельхозпрода и методическое руководство и консультирование по названным вопросам в организациях, находящихся  в  подчинении Минсельхозпрода;
• оформление информационных стендов Минсельхозпрода, методическое руководство и консультирование по вопросам по вопросам оформления информационных стендов в государственных организациях, подчиненных Минсельхозпроду;
• проведение анализа предполагаемых потребностей расходных и прочих материалов, формирование заказов на поставку товарно-материальных ценностей, выполнение необходимых работ и услуг;
• оформление договора аренды здания в соответствии с законодательством, обеспечение его эксплуатации необходимыми ресурсами;
• консультирование должностных лиц и работников структурных подразделений Минсельхозпрода по основным направлениям деятельности Управления;
• разработка или участие в разработке проектов нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
• осуществление взаимодействия с государственным учреждением «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь по вопросам эксплуатации здания и инженерных сетей.